KMD-opsætning

SIDSTE NYT.
Enkelte kommuner har meldt om problemer med at der optrådte 'gamle' tekster efter overgang til de nye 'fløjtekster' (Ratetekster)

KMD har nu svaret en kommune at fejlen er hos KMD, og at:
'Problemet er, at de individuelle opkrævningstekster bliver liggende efter overgang til ratetekster, og de hentes så, når der udskrives opkrævninger. De har oprettet fejlsag 6181754 på opgaven. Fejlen kan få betydning for evt yderligere rater i 2009 - men bør være definitivt løst for rater fra januar 2010.'

Jeg har 12.11 talt med Birgit Ladekarl fra KMD som fortæller, at KMD 6.11 har løst problemet ved at lave en ændring, så de sikrer at evt gamle tekster IKKE hentes med ind sammen med de nye fløjtekster - heller ikke for evt resterende rater i 2009.

Problemet anses hermed for løst.

Datoer og tidsfrister for opbygning af filer i foråret 2010.
Ifølge officiel udmelding fra KMD skal påligninger og ændringer til PBS-tilmeldte debitorer være indberettet senest nedennævnte datoer, for at kunne blive trukket via PBS.

20.1  udtræk for februar
17.2  udtræk for marts
22.3  udtræk for april
20.4  udtræk for maj
19.5  udtræk for juni
21.6  udtræk for juli

Normalt vil det være ok, hvis musikskolen denne dato opbygger filerne i Damus, så de samme aften kan blive hentet via KFS-LAN - men tjek det lige med din egen økonomiafdeling for en sikkerheds skyld, da enkelte kommuner kan have lavet særlige aftaler.

Vedr ny snitflade
KMD har meldt ud, at de ændrer den snitflade, der bestemmer formatet af de datafiler, musikskolerne sender fra Damus. Disse seneste udmeldinger fra KMD betyder formodentlig, at dit/musikskolens Damus SKAL opgraderes et par måneder før DIN kommune har valgt at køre Opus.

Sørg venligst for at orientere mig om din kommunes udmeldinger om tidshorisonten.
Vi holder dig orienteret om tidsplan, priser osv. ift Damus-opdateringer.

LIGE NU - og indtil du hører nærmere fra os ;-)
I Damus under Moduler+ KMD-debitor+ Opsætning definerer du placeringen af de filer, der opbygges til KMD samt en række parametre, som skal passe med den filsluse, der fremgår af den aftale, kommunen har indgået med KMD.

NB : Kommunens økonomiafdeling skal ind i Debitorsystemet på billede G128 og vælge  JA  for 'Tekstfløjtekst til PBS' for det aktuelle påligningsår. Endvidere er det muligt på samme billede at vælge at hente INDIVIDUELLE TEKSTER fra gamle år, hvis de ikke er med i de nye debitorforhold. 
Sørg for at de svarer NEJ til dette spørgsmål. Det giver KUN forvirring at hente gamle tekstlinier.

Læg mærke til at fra ver 1.8.3.0 skal påligningsåret defineres direkte på den enkelte rate - og således ikke længere i den generelle opsætning under Moduler+ KMD-debitor+ Opsætning
Også her er det naturligvis vigtigt, at KMD-ratenumrene i Damus svarer 100% til kommunens opsætning af Debitorsystemet.

Så det er vigtigt, at du sørger for at have klare aftaler med Økonomiafdelingen, hvilke rater der er oprettet på det / de valgte påligningsår. Du bør også sørge for at have en opdateret liste med, hvornår DU skal foretage indberetning af filer til de enkelte rater, så du er helt sikker på, hvad der forventes af dig.

Hvis man IKKE vælger de nye fløjtekster, anbefaler jeg, at man lader inkassokontoret indtaste 2 overskriftslinier i billedet G128 i Debitorsystemet - og så lader musikskolen de to 'fast tekst'- linier være tomme i Damus' opsætning af KMD modulet.

På selve FI-kortet vil der stå den pågældende betalers børn - en linie pr barn med elevnummer og navn.

Hvis man anvender fløjtekster, kan man vælge selv at opbygge de faste tekstlinier i selve Tekstfilen, hvor det kan gøres langt mere fleksibelt. Sørg for at aftale med økonomikontoret, hvad der skrives i disse linier ...

Hvis man anvender fløjtekst, er det tanken, at økonomikontoret kun bestiller udskrift af FI-kort til EN RATE ad gangen, da grundideen jo netop er, at vi fra Damus danner nye ajourførte tekstlinier umiddelbart før hver rate.

Samtidig er det vigtigt at din kommune ved bestilling af girokort/kørsler beder KMD om at få samlet evt flere opkrævninger på samme betaler på den valgte betalingsart på EN opkrævning.

Det er VIGTIGT at både musikskolen og inkassokontoret inden en kørsel har sikret sig, at alle de relevante rater ER oprettet i kommunens Debitorsystem på det valgte påligningsår og betalingsart.

Endvidere er det vigtigt, at der i Damus er defineret nøjagtig den MAPPE som din it-afdeling ønsker at dine filer skal gemmes i for at de automatisk bliver samlet op af KFS-LAN systemet. Det gøres under Moduler+ KMD-debitor+ Opsætning i feltet Mappe(KMD).

Du skal også definere en Mappe(Backup), og i denne mappe gemmer Damus automatisk en kopi af alle opbyggede filer.

Det kan vise sig nyttigt, hvis der skal foretages justeringer i afsendte filer ...

Det er et overordnet princip, at man kan ved sæsonstart i august definerer ALLE skoleårets rater og så sender alle opkrævninger af sted for hele skoleåret på EN gang. Resten af skoleåret sendes der filer af sted med de rettelser, der er tastet ind i Damus siden sidste fil, og disse rettelser kan vedrøre rater i både efterår og forår.

Hvis din kommune har en politik om ved sæsonstart kun at indberette rater for efteråret, kan du gøre dette ved under opbygning af beløbsfiler (punkt 3) at afgrænse ratedatoerne frem til 31/12

Vedr opsætning af KFS-LAN.
Det er it-afdelingens opgave at definere, hvilken mappe filerne til KMD skal afleveres i.
Derefter er det musikskolens opgave at danne filerne tids nok til at de kan nå i drift hos KMD. Spørg økonomiafdelingen om de præcise datoer.

HUSK at der er udførlige beskrivelser i selve Damus-programmet under Hjælp+ Brugervejledning+ Moduler+ KMD-debitor.